Critically assess the claims made for cost savings and increased profitability available for e-procurement.

Aktivitas pembelian merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk dikelola secara sungguh-sungguh oleh sebuah perusahaan, karena ruang lingkup proses ini tidak hanya sebatas pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan sebuah barang secara tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang dimaksud, dan pada kisaran harga yang diinginkan semata, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan suatu strategi kemitraan antara perusahaan yang efektif.


E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini ñ atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen ñ dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait. Hampir seluruh perusahaan-perusahaan besar di dunia ñ terutama mereka yang berhasil masuk ke dalam deretan perusahaan Fortune 500 ñ menerapkan beragam aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini.

PENGERTIAN E-PROCUREMENT

Apakah pengertian e-procurement ? Berikut ini saya kutip dari beberapa pakar e-business, mengenai pengertian dari e-procurement. Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja, tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Setiap proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut.


Ada lagi pengertian e-prcurement menurut wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange.

Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.

TUJUAN E-PROCUREMENT

Untuk meningkatkan efisiensi serta transparansi, akuntabilitas publik dan partisipasi stakeholders di dalam penyelenggaraan barang dan jasa.

MANFAAT E-PROCUREMENT

Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller) keuntungan utama e-procurement meliputi :

1. Penghapusan biaya administrasi. Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless).
2. Pemotongan biaya pembelian. E-procurement tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi untuk mencapai tujuan ini dengan mengenalkan sebuah sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli organisasi terhadap supplier yang dipilih
3. Pemotongan waktu siklus pembelian. Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. E-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem yang ada.
4. Kontrol manajemen yang lebih besar. Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. Di samping mempersenjatai profesional pengadaan dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.
5. User compliance. Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya.
6. Knowledge workers. Menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”. Pengadaan oleh sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair, and Operating) dan pengadaan langsung. Keuntungan menggabungkan sebuah model e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan oleh karena itu mengurangi ketergantungan. Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari e-procurement. Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang diperbarui.

Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%. E-procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar.

E-Procurement, Cost Savings, and Increased Profitability

Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :

* Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
* Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
* Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
* Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
* Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detail.


Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan e-procurement. E-procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain).

Keuntungan e-procurement

Tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar.

Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Menurut data yang saya peroleh, nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :

1. Pengurangan biaya pengadaan : Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.
2. Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi: Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.
3. Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.
4. Otomatisasi tugas-tugas repetitif : Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Bagaimana Mengetahui Apakah E-Procurement Tepat Bagi Perusahaan ?

Penerapan e-procurement sering benar-benar memfasilitasi pembelian berbasis katalog bahan-bahan tidak langsung seperti perlengkapan kantor. Pengembalian investasi (Return on Investment, ROI) dari penerapan-penerapan tersebut cukup baik. Penghematan pada perlengkapan kantor dapat meningkatkan laba sejauh ini. Melangkah melampaui tahap ini, yaitu ke bahan-bahan langsung, dan bermacam-macam layanan yang dibeli sebuah perusahaan, seperti konsultasi, audit, atau pemeliharaan gedung, adalah sulit. Jika sebuah perusahaan melakukan pembelian besar-besaran bahan mentah penting yang strategis atau komponennya, biasanya dalam perjanjian jutaan dolar. Perjanjian semacam ini sering dinegosiasikan lebih dari berminggu-minggu dan berbulan-bulan, mengatur suplai hingga setahun ke depan.

Dalam lingkungan seperti itu, e-procurement menambah nilai yang kecil. E-procurement dapat memberikan lebih daripada harga yang lebih murah. Pengaruhnya lainnya dari karakteristik hasil pengembangannya seperti produktivitas yang lebih baik, peniadaan pembelian yang tidak terawasi, tidak terencana, atau mendadak, dapat menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada apa yang dapat dicapai dengan memperoleh harga yang lebih murah. “Keuntungan dari e-procurement bergantung pada perusahaan anda dan apa yang dibeli perusahaan”, Scott Elliff, presiden Capital Consulting and Management, menyimpulkan. Elliff mengatakan bahwa seorang CIO yang mengevalusai pro dan kontra e-procurement mempertanyakan beberapa pertanyaan seperti :

* Apakah nilai dari pengeluaran tinggi atau rendah?
* Apakah produk atau komoditas dapat dipertukarkan atau tidak?
* Apakah banyak atau sedikit kompetisi?

6 Strategies in PT.AMERTA INDAH

Menurut definisi strategi yang kita pelajari terdiri dari 3 langkah, yakni : option generation, option evaluation, dan option selection yang selanjutnya dapat menentukan suatu pilihan dalam perusahaan tersebut, sehingga dapat menentukan pilihan-pilihan yang tepat untuk diimplementasikan ke Perusahaan.

Saya akan membahas ke-6 e-business strategic decisions dengan mengambil salah satu Perusahaan yang memproduksi Pocari Sweat, PT. AMERTA INDAH.
PT. Amerta Indah Otsuka adalah bagian dari Otsuka Pharmaceutical Co., Ltd., sebuah perusahaan farmasi yang terkenal di Jepang. PT Amerta Indah Otsuka menghasilkan produk-produk nutraceuticals unggulan yang dipasarkan dengan strategi pemasaran yang mengena dan jaringan distribusi yang kuat.

PT. Amerta Indah Otsuka mempunyai komitmen tinggi untuk mendukung penuh kesehatan masyarakat Indonesia dengan menghasilkan produk-produk inovatif yang menyumbangkan solusi bagi masalah yang berkaitan dengan kesehatan sehari-hari melalui sudut pandang yang unik dari pengembangan ilmu pengetahuan terkini. “Otsuka people creating new products for better health worldwide”. Salah satu produk unggulan PT Amerta Indah Otsuka adalah POCARI SWEAT yang dikenal sebagai minuman isotonik pengganti cairan tubuh. Pocari Sweat mulai memasuki pasar Indonesia tahun 1990. Pertama kali masuk ke Indonesia hanya 30.000 kaleng setahun itu juga didatangkan dari pabrik minuman Pocari Sweat di Korea Selatan.

Visi dari PT. Amerta Indah : Menjadi perusahaan yang brilliant, dengan memberi kontribusi yang signifikan dan terpercaya bagi konsumen serta masyarakat.

Misi dari PT. Amerta Indah: Mengembangkan dan mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi untuk menghasilkan product yang berkualitas tinggi, Menjadikan kebutuhan dan kesejahteraan konsumen dan masyarakat sebagai prioritas utama, Menangkap semua peluang disemua aspek secara cepat dan inovatif untuk kesejahteraan dan kepuasan konsumen serta perkembangan perusahaan, Mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan dengan rekan bisnis, Menjadi perusahaan tepercaya

Nilai Perusahaan PT. Amerta Indah :
• Integritas : Mengembangkan dan mempertahankan etos dan suasana kerja yang jujur, adil dan terbuka untuk memperoleh karyawan yang berkomitmen kuat serta berkualitas tinggi
• Passion/semangat berapi-api : Memiliki semangat kerja yang tingi serta komitment yang kuat untuk mencapai hasil yang optimal dalam apapun yang dilakukan termasuk melakukan pengembangan diri untuk mencapai tujuan perusahaan
• Kerjasama : Mengembangkan dan mempertahankan komunikasi dan kerjasama yang baik diantara seluruh karyawan dengan saling menghargai dan melengkapi kelebihan dan kekurangan masing-masing untuk mencapai tujuan perusahaan
• Keingintahuan : Memiliki keingintahuan yang besar terhadap segala informasi maupun perkembangan terutama yang berkaitan dengan bidang usaha perusahaan serta tanggung jawabnya
• Keberanian : Memiliki keberanian untuk melakukan ‘trial and error’ untuk membuat perbaikan dan inovasi
• Perbaikan dan Inovasi : Selalu mencoba untuk melakukan perbaikan dan inovasi dalam rangka menciptakan proses kerja yang efektif dan efisien maupun mengembangkan perusahaan
• Perubahan : Bersedia untuk menerima dan menciptakan segala perubahan yang dibutuhkan yang akan membawa perusahaan menjadi “brilliant company”.

Decision 1: E-Business channel priorities.
Dalam strategi e-bisnis adalah hal yang terpenting dalam channel di internetnya (sesuai dengan strategi yang ingin dicapai Perusahaan).

Strategi yang ada di PT. Amerta Indah bersifat Bricks and Mortar (informations only). Apabila kita melihat web dari Perusahaan ini hanya memberikan informasi mengenai produk-produk apa saja yang beredar di pasaran, informasi tentant Perusahaan, dan untuk PT.Amerta Indah ini berfokus pada kesehatan untuk consumernya. Sehingga berita atau rubrik mengenai kesehatanpun bisa kita peroleh di website ini. Bicara mengenai produk, produk dari Pocari Sweat juga beraneka ragam kemasannya. Hal ini untuk memenuhi kebutuhan customer agar mudah mengkonsumsinya.

Decision 2: Organizational Restructuring and Capabilities.

Menurut data yang saya peroleh, kita mengetahui 4 jenis pendekatan operasional dari Perusahaan, dimana PT. Amerta Indah ini melakukan pendekatan dengan in house division (integration) PT Amerta Indah menjalin kerjasama yang baik dengan pihak distributor dalam memasarkan produknya.

Decision 3: Business, Service and Revenue Model.
Pada akhir tahun 2005, PT AIO mempunyai jalur distribusi sebanyak 48 di seluruh Indonesia dan taktik pemasaran nya dengan tidak segan-segan melakukan sistem jemput bola dengan sering mendatangi beragam acara yang tengah berlangsung. Perusahaan ini menggunakan system B2B dalam memasarkan produknya, dengan memasukkan produk ini ke retailer. Dan untuk B2C nya, pengadaan program-program yang audience nya sesuai dengan target market (olahraga, dan saat santai). Adapun pesan dari PT. AOI ini adalah pengganti cairan ion dalam tubuh yang hilang setelah beraktifitas. Menurut pendapat saya, revenue model dari PT.AIO dapat memanfaatkan web-nya untuk melakukan transaksi atau penjualan produksinya, dengan memberikan beberapa diskon tertentu untuk nominal pembelanjaan yang jumlahnya besar.

Decision 4: Marketplace Restructuring.
Do some innovation in the marketplace. Explore new options related to disintermediation and reintermediation. Untuk Perusahaan sebesar PT. AIO ini, alangkah baiknya apabila system e-commerce di web dipergunakan sebagaimana semestinya. Disintermediation, yaitu penawaran produk yang berkualitas dan aman untuk dikonsumsi masyarakat melalui jalur website. Reintermediation, yaitu menciptakan website baru untuk khusus menjalin kerjasame dengan para distributor.

Decision 5 : Market & Product development strategies.
Menurut pendapat saya, PT. Amerta Indah sudah menentukan market development strategies, dengan menciptakan SOYJOY, sejenis makanan ringan, yang terbuat dari tepung kedelai dipadukan dengan buah-buahan alami sehingga di dalamnya terkandung bahan penting seperti protein, isoflavone dan mineral untuk anak-anak, bahkan orang dewasa (new customer segments). Selain itu, bisa menerapkan product development strategies mengingat banyak variasi produk yang bisa dikonsumsi masyarakat. Dengan product development strategy, produk dapat dilihat secara online.

Decision 6: Positioning and Differentiation Strategies.
PT. Amerta Indah sangat mementingkan quality produk mereka, karena menyangkut kesehatan untuk masyarakat. Kualitas harga, produk, dan service dari produk PT. Amerta Indah sudah tidak perlu diragukan lagi, karena terlihat jelas dari visi,misi dan motto dari Perusahaan. Alangkah baiknya apabila PT. Amerta Indah mempromosikan produk bukan hanya berupa sponsor atau marketing penjualan di market, tetapi melakukan penjualan melalui online juga, disertai dengan informasi produk secara detail.